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Dentro del proceso de la cadena de suministros, la función que cumplen las empresas distribuidoras es muy importante, sobre todo, si comercializan productos de diversas marcas y de consumo masivo, este es un giro de negocio donde el dinamismo es el estandarte de su razón de ser; encontrándose ubicados estratégicamente y coberturando determinadas zonas geográficas, pero ¿Cómo es la logística de estos distribuidores de diversas marcas? ¿Cuáles son los procesos operativos y comerciales que deben cumplir con el objetivo de llegar de manera eficiente a las tiendas mayoristas, bodegas y otros?

En el presente artículo explicaremos como es el desarrollo de algunas de sus actividades. La mayoría de los distribuidores tiene diversificado el abastecimiento en dos bloques: proveedores exclusivos representados por marcas de empresas conocidas y posicionadas en el mercado como: Procter & Gamble, Nestle, Alicorp, Gloria y otros; que involucra un abanico de productos dentro de su giro de negocio, en el cual existe un compromiso de ventas que debe cumplirse para obtener beneficios comerciales y la exclusividad de sus marcas en determinadas zonas, y por otro lado están los proveedores de bloques mixtos que son marcas diversas y que no hay un tema de exclusividad.

Los distribuidores deben contar con un espacio físico muy amplio que le servirá de acopio y almacenamiento temporal de los productos, pero también con un equipo de ventas muy dinámico, que ofrezcan los productos por medio de los distintos canales como: mercado, rutas o mayoristas, estas personas son capacitadas y reciben incentivos por llegar a las metas establecidas.

La negociación con proveedores exclusivos se logra firmando contratos por un periodo de tiempo y teniendo como compromiso cumplir con las cantidades, según la proyección de la venta anual.

Es muy importante contar con un sistema tecnológico que brinde asistencia e información en tiempo real, para que los vendedores puedan saber en línea: que productos venden, si hay mercancía en stock; y cuanto es su avance: por proveedor, por línea, por categoría, también sus parámetros como: cobertura, rechazos, prioridades, entre otros, y que toda la información pueda ser monitoreado desde su aplicativo del celular, el área de ventas tiene como objetivo crecer a doble digito y realizar las respectivas correcciones donde existan desviaciones.

Habitualmente los distribuidores como la mayoría de empresas trabajan con indicadores, una de ellas es la MCI (Meta Crucialmente Importante) esta tiene como objetivo crecer de manera integral en todas las áreas de la empresa.

Las compras deben ser de manera optima y en lo posible tiene como tarea bajar los días de stocks en coordinación con el almacén, algunos distribuidores tiene como objetivo establecer claramente sistemas de medición como el SIE (Stock improductivo a eliminar) y el SIR (Stock Improductivo a Rotar) que son los productos que están en almacén más de noventa días, para sobre eso tomar acciones con el proveedor y la fuerza de ventas.

Los pedidos solicitados a los proveedores generados por el distribuidor llegan en un 95% dentro de las 24 horas y un 5 % dentro de las 48 horas. Durante la recepción del producto enviado por el proveedor, primero la factura es revisada por el área de seguridad, se verifica que el pedido se encuentre en el sistema para que luego previa coordinación con almacén y confirmación se realice la instrucción para el ingreso de la unidad y descarga, los almacenes de los distribuidores habitualmente cuentan con un almacén caótico.

Es muy importante monitorear los inventarios que pueden ser: periódicos (2 veces al año) o cíclicos que la frecuencia puede ser semanal o diario como en el caso de los pañales. El método FEFO (First Expires, First Out) es el más utilizado principalmente para productos comestibles, también aplican la clasificación ABC y el conteo ciego, que es el proceso por el cual un auxiliar contabiliza los productos registrando lo encontrado, sin tener información previa del sistema, para luego hacer el comparativo con lo real.

La mayoría de los distribuidores cuentan con un ERP enlazados con sus inventarios buscando tener en lo posible la ERI (Exactitud de Registros de Inventarios) ya que como sabemos no es sano tener inventarios altos, sobre todo cuando el pronóstico de ventas no se da, aunque también se puede realizar la transferencia interna entre almacenes de distintas zonas cuando existe quiebres de stock en alguno de ellos.

Los transportistas salen con los pedidos a las 06:00 a.m. y cuentan con un supervisor o líder que monitorea por medio de un ruteo de distribución y GPS, en algunos casos las unidades son propias y en otros tercerizados. Es así como se realiza la operatividad en un distribuidor, la información de manera oportuna entre las áreas es muy importante, pero también una buena relación con los proveedores debido que cada vez más los fabricantes lanzan al mercado nuevos productos y es necesario promocionar o planificar la nueva estrategia comercial de manera integrada.

La tecnología resulta fundamental para eficientizar el envío y entrega de las compras. En estos momentos de mayor tráfico de compras online debido a la pandemia global, las empresas de retail experimentan un aumento de la demanda, altas expectativas de los clientes y un tiempo limitado para cumplir y realizar los envíos. De hecho, las expectativas de los clientes en cuanto al sector del retail nunca han sido tan altas, lo que coloca una presión enorme en los hombros del sector para satisfacer estas demandas.

Los riesgos son altos, es por esto que las empresas necesitan contar con tecnología eficiente que apoye la gestión de la cadena de suministro. A continuación, tres maneras en que las empresas pueden prepararse para estas épocas de mayores ventas:

Preparación anticipada. Las empresas de logística deben hacer más efectiva su capacidad de adelantarse, a fin de contar con el tiempo suficiente para anticiparse a las necesidades próximas de los clientes. En estos momentos, frente a la pandemia por Covid-19, no hubo mucho tiempo de anticipación, sin embargo como en cualquier red de distribución, como suministro de energía, de datos o de inventario, existirán momentos de alto tráfico al mover los productos por la red. Por lo tanto, ésta necesita estar preparada y con capacidad extra para cumplir con estas necesidades.

Las empresas de logística deben considerar tres elementos: almacenamiento, transporte y mano de obra. El almacenamiento debe ser seguro y flexible en cuanto a la ubicación y en cuanto a capacidad de permitir contar con lugar adicional. Las mismas reglas aplican al transporte, dado que se deben usar datos históricos del flujo del inventario para entender las necesidades en la red, cómo planificar para las necesidades potenciales. Las cadenas de suministro deben evitar no poder cumplir con las demandas. La mano de obra es algo estacional para el sector logístico, pero es necesario saber educar y preparar a los empleados con herramientas para la toma de decisiones eficientes en la contratación y retención del talento.

Atentos a los cambios. Las empresas de retail dependen cada vez más de la logística para lograr la infraestructura que garantice el inventario y el servicio a los clientes, pero su función es fundamental en momento de pico para que los procesos sean fluidos y amables. En épocas normales, es necesario saber cómo operar las ventas, qué productos incentivar, qué regiones apuntar, con cuáles opciones, etc. Sin embargo, en épocas de mayor movimiento, las empresas de retail deben volver más eficientes las operaciones y lograr una mejor integración dentro de la empresa. Las empresas están siempre buscando la forma de anticiparse a las demandas de los clientes, y buscar los costos y mercados más favorables, por lo tanto, las empresas deben estar siempre atentas a todos los cambios en la demanda y optimizar sus operaciones digitales para una mejor comunicación en las redes.

Las empresas de retail deben basarse -pero no confiar plenamente- en los datos digitales que tienen. Debe haber un equilibrio entre los datos, las personas y los sistemas para ocuparse mejor de los temas y oportunidades potenciales.

Anticipar las necesidades de los clientes. Las empresas y las cadenas de suministro intentan trabajar en armonía para cumplir con las necesidades de los clientes en un mercado en constante crecimiento y con demandas cambiantes. Hoy, el poder ha pasado al cliente.

Por medio de la conectividad digital y constante, el consumidor es quien maneja la conversación. Las empresas de retail deben ser mejores en su planeamiento y en anticipar las necesidades, de lo contrario, se encontrarán atrapados e incapaces de cumplir con las demandas de los clientes. El acceso a información sobre precios, disponibilidad, tamaño y color es necesario para pasar estas épocas de compras mejor que nunca antes. Pero, igual que las cadenas de suministro, si no usamos los datos en forma adecuada ¿cómo esperamos tener mejores resultados?

Por Rubén Belluomo, gerente comercial Cono Sur de Infor

La definición de “una situación límite” posee muchas aproximaciones, en especial en un ambiente tan particular como el que se vive en este mundo globalizado. Y es que los límites son hoy más que nunca, inciertos, movedizos, atemporales y en algunos casos casi inexistentes. La gestión de la logística, también se ha venido enfrentando a estas tensiones. Y es que cada aspecto logístico se encuentra en esa situación. En dicha dirección desplegaremos cuáles podrían ser las situaciones que se presentan en cada uno de los procesos que integran la gestión logística. De igual forma cómo podríamos hacerle frente a la misma y, al menos, poseer un esquema estratégico para no sucumbir en el intento.

El inventario

La situación límite que se ha hecho patente en este rubro es sin lugar a dudas el tema de la obsolescencia. Y es que cada vez más la demanda varía en cantidad y requerimiento. Mayores exigencias en tiempo de respuesta, agilidad en disponibilidad y presión financiera en términos del costo asociado al almacenamiento y la movilización hacen que los niveles de inventario deban ser los correctos. La gestión de la logística debe enfocarse en sincronizar y armonizar los niveles de demanda, y los flujos asociados, es decir lo requerido en tiempo y cantidad, con el nivel correcto de inventario. Adicional las particularidades según: tipo de producto, presentación, cantidad, condiciones de entrega, entre otros, también debe ser las correctas, es decir, son también condiciones límite. Los niveles de inventario entonces, se deben ajustar según todas las consideraciones anteriores. En este sentido todos los actores que afectan o son afectados por el inventario, contribuyen a esta situación límite. ¿Cómo podríamos hacerle frente a todo ello? La respuesta no es simple, aunque al propio tiempo no es compleja o enrevesada. La situación límite está altamente influenciada por el costo. En este caso son costos asociados son los elementos que tenemos que calcular. Pero no con la perspectiva del costo tradicional, es decir de tipo forense, sino con una aproximación asociada al proceso. Una excelente herramienta es el Costo ABC (Activities Based Cost) o costo basado en las actividades que comendan el proceso. Si bien la arquitectura del método no es estándar, provee la mejor visual en perspectiva de cómo podríamos enfrentar dicha situación límite, es decir, perder rentabilidad de manera abrupta. Otra consideración límite en los inventarios es lo relacionado con la confiabilidad de la información que se obtiene de sus niveles y estados.

La tecnología de la información nos confiere la posibilidad de estar muy cerca de un alto estándar, mejor dicho, de un nivel de confianza entre lo real y lo teórico, superior al 99%. Pero esta confiabilidad tiene que trabajarse muy arduamente.

Procesos, metodologías, operaciones deben estar en continua revisión por parte de los garantes de la idoneidad del inventario. Toda asignación de tareas, formas de registro, físico o digital, debe cumplir con una premisa vital: el tiempo de ejecución ha de ser real y llevado a cabo por los expertos del área. Ya no es posible dejar que los “ajustes” de inventario sean una rutina que queda en manos de terceros. El análisis de cómo está nuestro inventario, cuándo ingresará a un nivel no correcto, bien por exceso o defecto, dónde ubicarlo y hacía dónde movilizarlo, ya son aspectos límite que no brindan mucho margen de maniobra bajo una directriz tradicional u ortodoxa. Tenemos que ser más ágiles y sobre todo abiertos a alternativas que podamos emplear para alejarnos de ese límite que representa un costo variable fuera de control. Conceptos de aplicabilidad existen, desde siempre, y ahora la tecnología de la información nos permite ejecutarlos adecuadamente.

El almacenamiento y la distribución

Si bien las particularidades del almacenamiento están ligadas a los niveles de inventario, la situación límite que más se presenta en los almacenes es una combinatoria de: tiempo de respuesta y exactitud en la entrega. Ahora bien ¿cómo podemos lidiar con estas dos variables? El entorno de las operaciones ya no es un escenario predecible. La nueva tecnología de la información, si bien se ha convertido en una herramienta muy poderosa y útil, también representa un desafío mayúsculo. Los requerimientos de surtido provienen de múltiples escenarios y la omnicanalidad comercial se ha convertido en un estándar que enlaza todos los entornos. Ante ello no se presenta sino una posibilidad de ajuste a la situación límite planteada, y es ser ágiles. La distribución tiene que estar a la par de la gestión del servicio, sin demarcaciones rígidas y mucho menos excesivas en protocolos de cumplimiento. De lo contrario las consecuencias en lentitud de cumplimiento y exceso de costos logísticos, traerá como consecuencia la perdida rápida del poder de competencia.

Las compras y los proveedores

La gestión de la procura ha evolucionado con los nuevos esquemas de servicio que las organizaciones tienen que brindar a sus clientes. Ahora, la misma se sustenta es un accionar estratégico, donde la planificación de qué adquirir, cuándo, con cuál nivel de servicio y desde cuál proveedor, es indispensable. La elaboración de escenarios de cómo comprar, cuándo, desde dónde y bajo cuál canal de surtido, es ya una acción rutinaria. El proceso de compras pasó de ser solo una gestión operativa a una de negociación integral. El profesional de las compras ahora tiene que coordinar operaciones, logística de movilización, estimación de costos, desarrollo de los proveedores, gestionar aspectos técnicos de aseguramiento de la calidad e inclusive manejar elementos base de tecnología de información. Al igual que en los otros aspectos, las herramientas de información existen, y su aplicación solo necesita de la voluntad de emplearlas.

General

Las situaciones límite, como hemos colocado en nuestro encabezado, no son aquellas que se presentan producto de una potencial alteración de un concepto preestablecido, sino son las que se presentan en función de diversos factores que se junten en un momento determinado. La logística no escapa a ello, y es probable que varias de las reseñadas pronto cedan su lugar a otras derivadas de la dinámica global y regional. Pero lo esencial es estar muy en contacto con el proceso logístico, sus influencias y afectaciones. El flujo logístico es altamente sensible al entorno, la relación de los clientes con la organización y los cambios tecnológicos, en todo ámbito, desde la información hasta la alimentación. Mientras más desarrollados se encuentren nuestros “sentidos logísticos” mejor podremos manejar las situaciones límite actuales y las que vienen.

Eutivio Luis Toledo
Ingeniería Logística Eutivio Toledo
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